O número de estudantes formados por ano na graduação triplicou em dez anos, segundo dados do Censo da Educação Superior de 2010, que também registrou aumento de 121% no número de matrículas. Essa expansão trouxe às instituições de ensino superior um novo desafio: o de gerenciar a infinidade de documentos acadêmicos, como históricos escolares, diplomas, monografias, provas e outros registros educacionais, produzidos semestralmente.

Entre os problemas encontrados pelas instituições para administrar toneladas de papel, uma dúvida: por quanto tempo e o que realmente é preciso manter arquivado? O Ministério da Educação apenas orienta que a documentação acadêmica fique arquivada por tempo indeterminado. “Não há nenhuma normativa específica com essa obrigação, mas ela é decorrente da própria obrigação da instituição pela atividade educacional que desempenha”, informa a assessoria de imprensa do órgão.

O problema é que o volume de documentos a ser arquivado, com o passar dos anos, se torna bastante expressivo e, mais cedo ou mais tarde, acaba exigindo investimentos financeiros e físicos das instituições de ensino superior, seja na manutenção de espaço e equipe para gerenciar a papelada, seja optando pela contratação de um serviço especializado para o adequado armazenamento.

Devido lugar
Na falta de uma determinação do MEC quanto à forma ou o tempo específico de arquivamento dos documentos acadêmicos, a Universidade de São Paulo (USP) estabeleceu suas regras e segue uma resolução própria. Desde 1985 a instituição acumula cerca de 41 mil dissertações de mestrado e 63 mil teses de doutorado, mantidas tanto no formato físico quanto digital, e a cada ano esse número é acrescido de mais de 3.200 dissertações e 2.200 teses.
No caso das teses e dissertações, as bibliotecas da USP, desde 1995, são as responsáveis legais pelo armazenamento desse material. Na USP, cada biblioteca possui uma política específica de armazenamento. O material físico é guardado, na maioria dos casos, em estantes nas próprias bibliotecas e fica disponível para consulta ou empréstimo, dependendo da política de cada unidade. Já as teses e dissertações defendidas a partir de 2007 ficam obrigatoriamente depositadas na Biblioteca
Digital de Teses e Dissertações.

Já a Universidade Estadual de Campinas (Unicamp) optou pela criação de uma infraestrutura que integrasse todas as bibliotecas e setores que lidam com documentação acadêmica. O sistema está estruturado em Arquivo Central; Protocolos e Arquivos Setoriais; Comissões Setoriais de Protocolos e Arquivo e Conselho Consultivo. De maneira geral, os Arquivos Setoriais da Unicamp guardam os documentos por um período determinado por normas próprias de temporalidade e destinação, e encaminham para preservação documentos de longo prazo de guarda ou permanentes. Todo o material é organizado fisicamente no Arquivo Central, que conta com um prédio de 1.000 m2, já com previsão de ampliação em mais 2.000 m2.

Sob controle
A notícia boa é que as instituições de ensino não são as primeiras nem as únicas a ter de enfrentar a administração da papelada, por isso existem empresas especializadas na gestão de documentos, o que pode ser uma boa opção para que nada se perca.

“A gestão da informação, ou de documentos, é essencial para instituições de qualquer porte e isso, muitas vezes, é o diferencial para crescer ou se manter líder”, comenta Marcos Rigaccio, gerente de pré-vendas de soluções da Tecnoset, empresa que atua na gestão documental. Ele lembra que a falta ou um gerenciamento inadequado dos documentos acadêmicos pode se tornar uma dor de cabeça para a instituição.
Um dos erros mais comuns, segundo o especialista da Tecnoset, está no fato de o administrador tentar se livrar da gestão dos documentos. “Isso, em alguns casos, acaba acontecendo da forma mais radical possível, digitalizando e descartando todo o material para ganhar espaço”, alerta.

Antônio Augusto Maciel, presidente da Campello Inovação e Tecnologia, empresa com 28 anos de experiência no segmento, concorda que o gerenciamento apropriado dos documentos resulta em ganho de produtividade e agilidade nos processos, como no período de matrículas em que há um grande volume de documentos que precisam ser gerenciados, como histórico escolar, comprovantes de residência e taxas. “Tudo isso pode ser digitalizado, sendo possível, por meio de uma plataforma apropriada, iniciar um fluxo de trabalho automático com emissão de boleto, carteira da universidade e tudo mais”, explica Maciel.

Uma ferramenta de digitalização de documentos pode facilitar o fluxo de informações e aumentar a produtividade. A recomendação, porém, não é simplesmente colocar tudo no universo virtual. Segundo Maciel, é preciso, antes de qualquer coisa, pensar em como será construído o modelo de gestão dessas informações. “Isso significa saber transformar os  documentos existentes e disponibilizá-los em uma plataforma na qual você consiga acessá-los de maneira prática e fácil”, assevera Maciel. Ele recomenda iniciar com o mapeamento dos processos para entender o que de fato é necessário acessar eletronicamente, e isso depende muito da dinâmica de cada instituição

Certificação
Outra opção para quem precisa digitalizar, mas não quer manter toda a documentação em papel, é fazer a certificação digital. “A legislação evoluiu bastante nessa área. Existem órgãos como cartórios que fazem a validação dos documentos eletrônicos e certificam que eles são legítimos. Para aquilo que a legislação exige manter em arquivo, a certificação eletrônica é um caminho.” Maciel lembra ainda que há empresas especializadas na guarda de documentos, opção para quem não quer se desfazer da papelada.

A digitalização também permite que as empresas façam o uso de portais, endereços eletrônicos onde é possível acessar, a qualquer hora ou lugar, documentos de alunos, funcionários e professores. A principal vantagem de tudo isso está na acessibilidade da informação, proporcionando uma tomada de decisão muito mais rápida. “Fazer a informação chegar mais rápido nas pontas significa que a instituição de ensino está em vantagem competitiva muito maior em relação às outras que não contam com tais recursos”, diz o presidente da Campello Inovação e Tecnologia.