Em 2012, o descredenciamento de uma importante instituição paulistana deixou alunos sem diploma e sem histórico escolar. Após a verificação de diversas irregularidades, o MEC mandou encerrar a oferta de todos os cursos de graduação e pós-graduação.

A documentação dos estudantes, contudo, deveria ser providenciada em 90 dias para que os concluintes recebessem o diploma, e os formandos, mudassem de instituição. A medida não foi totalmente cumprida e muitos perderam, literalmente, seus anos de estudo. A solução para diversas pessoas foi começar uma nova faculdade, do zero.

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Esse foi o caso de maior repercussão, mas outros ocorreram ao longo da história, causando prejuízos semelhantes a alunos e egressos. Mas a portaria 315, publicada pelo MEC, deve colocar fim aos problemas relacionados a documentação de alunos. O texto determina que, até abril de 2020, documentos e informações que compõem o acervo acadêmico deverão ser convertidos para o meio digital, como explica Raquel Carmona, gerente do departamento jurídico do Semesp.

As instituições que ainda não iniciaram o processo de transição devem começar pela criação de um comitê gestor, que ficará responsável por elaborar, implementar e acompanhar a política de segurança da informação relativa ao acervo acadêmico. A digitalização propriamente dita poderá ser feita internamente ou com a ajuda de uma empresa especializada. Independentemente da escolha, será preciso capacitar os funcionários, inclusive porque eles terão de emitir documentos nato-digitais a partir de agora, esclarece Carmona. A autenticidade dos documentos será atestada pela certificação digital padrão ICP Brasil.

A Fundação Cásper Líbero, localizada em São Paulo, já começou a transição. Com 72 anos de história, a instituição está digitalizando mais de 20 mil prontuários de alunos concluintes, informa Carlos Anderson Garcia Carvalho, supervisor da secretaria acadêmica.

Os trabalhos começaram no início de 2019 e estão sendo realizados por um parceiro externo escolhido após uma pesquisa de mercado. A Imatec venceu a concorrência por contar com bibliotecários, informa Carvalho. São eles que fazem a triagem dos documentos. “Tem instituições que preferem fazer isso internamente. Mas há papéis muito antigos, que precisam ser manuseados com cuidado, em ambiente climatizado”, detalha o supervisor. Mais da metade do arquivo já foi digitalizada. Assim que o trabalho terminar, o próximo passo será integrar os dados ao sistema de TI.

Além de proteger os documentos dos egressos, a transição para o modelo digital vai facilitar a vida dos funcionários da secretaria, que hoje precisam encarar uma busca nos armários de aço localizados em duas salas.

A possibilidade de fazer buscas digitais, contudo, não significa que a instituição possa se desfazer dos papéis, alerta a especialista do Semesp. Dependendo do tipo de documento, ele terá de ser conservado por cem anos.

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Meios próprios

O Centro Universitário Herminio Ometto, localizado em Araras (SP), optou por contratar uma empresa de consultoria, a Consae, apenas para obter orientações e validar o trabalho em curso.

A digitalização está sendo feita pelos profissionais da casa, que ganharam o reforço de colegas recém-admitidos. A instituição também investiu na compra de equipamentos.

“Consideramos que esse é um processo estratégico na instituição, e, por esta razão, buscamos realizá-lo internamente. Desta forma, internalizamos a competência de maneira similar à que adotamos em outros processos”, informa Maria Graziela Martins, coordenadora do Departamento de Excelência em Gestão. “Estamos monitorando a produtividade e tomando medidas, quando necessário, de forma a garantir o cumprimento do prazo estabelecido pelo MEC”, acrescentou.

Alunos matriculados

No caso específico dos documentos dos alunos matriculados, a digitalização poderá ser especialmente útil para aumentar o controle sobre papéis que deveriam ter sido entregues no ato da matrícula, mas que ficaram pendentes, afirma a diretora comercial e de marketing da Neobpo, Fernanda Grolla.

A plataforma oferecida pela empresa (Get Doc) ajuda na gestão desse processo,garante a executiva, pois, além de sinalizar para a secretaria quais documentos precisam ser cobrados, ela permite que os próprios estudantes façam o upload dos arquivos em questão. Este autosserviço não é uma obrigatoriedade exigida pelo MEC. Porém, sua implantação “melhora a experiência do aluno e aumenta a produtividade da instituição”, diz Grolla.

Ainda em relação aos alunos atuais, a digitalização pode ajudar a instituição a controlar a validade dos documentos utilizados em processos como os do ProUni e o Fies. Atualmente, a Neobpo está atendendo um grande grupo educacional com mais de 4 milhões de egressos. A transformação do acervo começou em junho e deve se estender por seis meses. Esse prazo de atendimento, contudo, não é fixo.

Ele depende de fatores como o tipo de serviço contratado, que pode ser apenas uma consultoria até a realização completa do serviço, incluindo o armazenamento das informações em nuvem.

O andamento do processo também depende da forma como a instituição encara a demanda – se ela é prioritária ou não, informa a Totvs,que também oferece serviços nessa área (Totvs Secretaria Digital by DocXpress).

“Recomendamos que a digitalização do acervo acadêmico seja realizada o quanto antes, para que este desafio ocorra sem imprevistos. O período para conclusão da tarefa também varia de acordo com o volume de páginas a serem digitalizadas. Uma vez contratada a solução, é preciso estabelecer um projeto para cumprir o prazo de adequação, além de capacitar as equipes de secretarias aos novos processos”, informou a empresa por meio de sua assessoria de imprensa.

Além de cumprir a regulação, a ferramenta ainda auxiliará na redução de custos com a manutenção de acervos físicos, climatização, catalogação e até mesmo no uso mais inteligente do papel, garante a empresa. “Com a ferramenta, todo o processo de recebimento das novas matrículas se tornará mais ágil e resolverá um grande desafio das IES, que é dar vazão de novas matrículas num curto período”, complementa.

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