A introdução do diploma digital nas instituições de ensino superior é uma adequação tecnológica de um documento que pode ser rastreado, evitar fraude e também permitirá a inclusão do histórico do aluno. Adiada a implantação por conta da pandemia, tudo indica que as IES vão precisar ainda de mais um tempo. No período de afastamento, as pessoas trabalharam em casa e isso atrasou o processo. Mas a corrida é geral.

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A reitora da Toledo Prudente, IES do interior de São Paulo, Zelly Pennacchi Machado, conta que o diploma físico pode levar até 90 dias para chegar às mãos dos egressos, porém com essa novidade, levará muito menos tempo. “Não é apenas colocar o documento no digital, foi preciso fazer uma série de adequações às normativas do governo e rever todos processo que era praticado”, afirma.

Mais otimista há três meses, o professor Jean Martina, da Universidade Federal de Santa Catarina, um dos colaboradores do Sisu -Sistema de Seleção Unificado, do MEC, do projeto do diploma digital, hoje acha que será difícil a implantação simultaneamente de todas as instituições. “Teremos uma clareza de como anda a implantação com a nova pesquisa que está sendo feito junto às IES pelo Sisu”, diz ele.

Até as grandes instituições enfrentam dificuldades

Até mesmo as empresas de tecnologia que estão prestando serviços às IES dizem que a taxa hoje deve ser de 40% ainda incapazes de implantar. Quais as alternativas se nem mesmo as instituições maiores estão conseguindo? O Centro Universitário Facens, de Sorocaba, está bem adiantado e já constatou uma alteração na rotina da secretaria.

Segundo Sandra Puga – Coordenadora de Regulação e Qualidade Acadêmica, uma vez implantado, os processos manuais deixam de existir e a responsabilidade de emissão é transferida ao formando. Na verdade, não há segunda via, a via é única, ele faz a impressão. O acesso não é pela Facens, mas sim, diretamente o portal do MEC.

Jean Martina diz que a pergunta que todo mundo faz quando vai fazer a primeira implementação do diploma digital é “eu tenho que instruir um arquivo para colocar o histórico do aluno?  Aquele histórico me obriga a colocar o nome do professor e a titulação”? Essa é a pergunta que mais respondo acerca do diploma digital.  Se não tem a titulação do professor, o que fazer? Como é que resolve? Na verdade, segundo Martina, o diploma digital está implementando um requisito da portaria 1095 que diz que você tem que ter essa informação. Mas muitas instituições, pelo fato de o papel aceitar, recebem alunos de transferência sem ter essa informação no histórico de origem.

Jean Martina lembra que do ponto de vista de gestão é uma ferramenta de manipulação de dados, coleta de inteligência de dados, e sob o olhar regulatório é uma forma de aglutinar o setor e melhorar determinadas questões, principalmente relacionadas a fraudes, coisas que precisam melhorar dentro desse setor.

Menos burocracia, mais agilidade (e custos)

Essa mudança vai gerar mais custos? Sim, responde Sandra Puga.  Além do custo de implantação do sistema, há gastos extras, como integrações sistêmicas, armazenamento em plataforma cloud, assinatura com certificado A3 para secretaria e reitor e o carimbo do tempo (este é que dá validade ao diploma). Mas acha boa a mudança. “Apesar dos esforços requeridos e custos maiores nesse início, a tendência é a redução do trabalho da secretaria e, consequentemente, de custos.

 A Toledo Prudente também concorda com a linha de raciocínio da Facens. Além de garantir muita segurança em todo processo, diz Zelly Pennacchi Machado, haverá agilidade e sem burocracia. A versão digital do diploma apresenta outra vantagem que é a redução de custos para instituições e alunos. Na Toledo Prudente, uma equipe formada por profissionais de diversas áreas vem trabalhando para a implantação do diploma digital desde 2020, se debruçando sob a legislação vigente, treinando equipes e preparando os sistemas internos.

Jean Martina lembra que uma das coisas que o diploma digital tem é a separação do documento público que é o XML do diplomado, do XML de registro acadêmico, que é onde estão os dados privados, com as obrigações de manutenção pela lei geral de proteção de dados que precisa ter todo um cuidado. “A IES tem obrigação de coletar aquela informação por um ato regulatório, então não está pedindo para seu aluno o que não deveria. Pede porque a regulação exige, você transfere isso para uma outra instituição porque a regulação exige e o que você tem que garantir é que aquele dado é guardado adequadamente”, finaliza. 

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